Document Management

Date: 2011-02-04 | Author: sumit.nandra

9: Digg

Les documents sont là pour être récupérées en cas de besoin. Si elles ne vont jamais à être récupéré, il serait un exercice inutile de les garder, de gaspiller l'espace, heures de travail et d'argent.

Vous récupérez des documents pour des affaires personnelles, ou à des fins juridiques:

â € ¢ Vous voudrez peut-être relire l'histoire ancienne ou de la lettre, que vous avez stocké de manière organisée ou aléatoire avec beaucoup d'autres. Ce serait un objectif personnel.

â € ¢ Vous voudrez peut-être d'étudier les tendances des ventes pour une certaine ligne de produits que vous vendez. Ensuite, vous voulez récupérer toutes les factures de vente pour la période considérée et de résumer les tendances des ventes des produits de cette ligne. Ceci est un exemple typique de récupération des documents avec un but d'affaires.

â € ¢ Un employé vous poursuit pour licenciement abusif. Ensuite, vous voulez récupérer tous les documents relatifs à cette employeeâ € ™ s contrat de travail et des preuves de violation de contrat. L'objectif principal ici est la défense légale.

Extraction de documents devient un problème lorsque le volume des documents est importante. Dans le cas de documents d'affaires, des volumes énormes sont typiques.

Localisation d'un document particulier et le récupérer dans la masse de documents devient alors un problème de gestion des documents. Dans cet article, nous examinons comment cette question est traitée.

Éléments d'un système de récupération des documents

Les trois éléments clés d'un système de récupération des documents sont les suivants:

1. Une banque de documents: les documents doivent être stockés en toute sécurité afin qu'elles puissent être récupérées en cas de besoin. Ces jours-ci, les documents sont généralement stockées dans des bases de données informatiques.

2. Un système de classification: Pour faciliter la récupération ultérieure, la masse de documents doit être organisé de manière significative qui est facile à travailler et à comprendre. Il y aurait alors un index ou un catalogue qui pourrait être fait référence pour localiser le document particulier à récupérer.

3. Retrieval demande de communication: La personne qui a besoin d'un document doit préciser sa demande d'une manière qui facilite l'extraction. Dans le cas des bases de données informatiques, vous pouvez même préciser quelques mots pertinents et demander ensuite le système pour repérer des documents contenant ces mots. Une interface doit être fournie à l'entrée de cette demande.

Un moteur de recherche Internet est un bon exemple d'un système de récupération des documents. Les documents de cette affaire soulèvent souvent des pages Web non seulement traditionnelle mais aussi des articles tels que des livres, des cartes et des images.

Ce que cela implique dans le document de récupération?

Récupération d'un document comporte généralement:

â € ¢ Faites fructifier votre demande: vous pouvez demander à votre secrétaire de trouver cette lettre, vous avez envoyée à M. Somebody le mois dernier. Ou vous pouvez entrer les mots uniques que la lettre pouvait contenir et demandez à votre programme e-mail (avec une fonction de recherche) pour trouver cette lettre.

â € ¢ correspondant à votre requête avec les documents: Le secrétaire pourraient vous demander si ce n'est la lettre envoyée dans la première semaine ou la troisième semaine que vous souhaitez. Le programme e-mail peut faire apparaître la liste des mails contenant des mots que vous avez spécifié. Ce qui est en cause ici est une tentative pour correspondre à votre requête avec le document. Vous pourriez avoir à affiner la requête en spécifiant des critères supplémentaires avant d'obtenir exactement ce que vous voulez (si elle existe).

â € ¢ de classer les documents par ordre de pertinence: Contrairement à votre secrétaire, bases de données ne pouvait pas demander des précisions supplémentaires pour déterminer avec précision quels document que vous voulez. Au lieu de cela, ils énumèrent tous les documents dans leur index qui correspondent à votre requête en quelque sorte. Il serait alors devenu nécessaire de classer ces documents dans un ordre de pertinence. Les moteurs de recherche ont des algorithmes pour évaluer la pertinence des documents à des questions particulières et puis de les afficher dans cet ordre.

Jusqu'à il ya quelque temps, les demandes de perquisition ont été normale que sur l'Internet. Ces jours-ci, de telles applications sont disponibles aussi pour les ordinateurs de bureau autonome, sans parler de l'intranet de votre entreprise.

Avec l'aide de ces applications, vous pourrez trouver ce que vous voulez, sans nous soucier de votre secrétariat. La vitesse d'obtenir le document que vous souhaitez est devenu incomparablement plus rapide.

Interrogation structurée

Interrogation structuré peut aider le processus de récupération des documents à la fois plus rapide et plus significative.

Un programme e-mail avec des installations de recherche est un bon exemple de l'interrogation structuré. Vous pourriez indiquer le nom de l'expéditeur ou du destinataire et la date de gamme, en complément ou en remplacement de mots spécifiques dans le contenu du mail. Dans le cas d'une recherche générale aussi, vous pouvez affiner votre recherche en affinant votre recherche.

Passer un peu de temps sur la manière d'affiner votre recherche pourrait donner lieu à une productivité beaucoup plus élevée de recherche.

Votre Document Management System

Tous les bons systèmes de gestion de documents disposerait de moyens pour permettre une extraction efficace des documents stockés. Le temps consacré à apprendre à utiliser les outils de recherche seraient de meilleur moment que bien dépensé.

En fin de compte, votre système de gestion des documents doivent vous faire économiser temps et d'énergie en vous donnant un accès facile et rapide à vos documents.

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Tag : ordinateur, matériel, document

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